W czasach dynamicznie zmieniających się warunków ekonomicznych i ogromnej konkurencji zlecanie na zewnątrz wybranych procesów biznesowych jest rozwiązaniem, z którego korzysta coraz więcej organizacji. Dlaczego firmy decydują się na outsourcing i w jakich obszarach warto go stosować?

Prowadzenie firmy polega na osiąganiu coraz lepszych wyników finansowych przy generowaniu jak najmniejszych kosztów, tak osobowych, jak i narzędziowych. Często okazuje się, że koszt realizacji danego projektu własnymi zasobami jest wyższy niż w przypadku zlecenia go wyspecjalizowanym partnerom. Wiele organizacji decyduje się więc na outsourcing, który umożliwia organizacji skupienie się na jej głównych celach biznesowych.

 

Czym jest outsourcing i jakie obszary warto zlecać na zewnątrz?

Outsourcing polega na wyodrębnieniu części zadań, procesów bądź funkcji oraz przekazaniu ich do realizacji przez zewnętrznego dostawcę. Dzięki temu firmy korzystające z usługi mogą skupić się na rozwoju swojego głównego biznesu, jednocześnie podnosząc konkurencyjność, kontrolując koszty i minimalizując ryzyko biznesowe. Branże i obszary, w których outsourcing jest najczęściej wdrażany to telekomunikacja, bankowość, finanse, logistyka, HR, IT, produkcja przemysłowa, marketing i promocja, sprzedaż.

Świadome podjęcie decyzji o outsourcingu wymaga od firmy przeprowadzenia szczegółowej analizy. Należy dokonać podziału zadań na te związane bezpośrednio z generowaniem przychodu i pomocnicze, dotyczące administrowania firmą. Te drugie wymagają ponoszenia comiesięcznych, stałych kosztów i są zwykle bardzo absorbujące dla osób zarządzających, odciągając ich od zarządzania core biznesem. Tym samym są to najwłaściwsze obszary do outsourcingu. Najczęściej zaliczają się do nich m.in. proces rekrutacji pracowników (Recruitment Process Outsourcing – RPO), outsourcing kadrowo-płacowy, zarządzanie flotą pojazdów czy logistyka dystrybucji. Osobnym segmentem outsourcingu jest obszar IT, w którym wyróżniamy usługi utrzymania infrastruktury oraz rozwój oprogramowania. Bardzo często outsourcowanym obszarem są także usługi związane z obsługą klienta czy rozwojem sprzedaży.

 

Jakich obszarów nie należy outsourcować?

Błędem jest outsourcowanie procesów stanowiących podstawę działalności firmy. Na przykład firma doradztwa personalnego, która chciałaby zatrudnić kilku dodatkowych konsultantów do wewnątrz organizacji, nie powinna zlecać tego procesu zewnętrznej firmie rekrutacyjnej. Dlaczego? Ponieważ firmy rekrutacyjne dysponują własnym know-how w obszarze pozyskiwania kandydatów i prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. Przekazanie rekrutacji firmie konkurencyjnej, które może mieć inne standardy rekrutacyjne, inną kulturę organizacyjną, mogłoby negatywnie wpłynąć na tożsamość firmy zlecającej i podważyć jej ekspercki wizerunek.

 

Korzyści i zagrożenia outsourcingu

W perspektywie długofalowej outsourcing przynosi organizacjom szereg korzyści.  Do najważniejszych należą: niższe koszty działalności, odciążenie wewnętrznych struktur organizacji od zadań nieistotnych z punktu widzenia podstawowej działalności oraz możliwość skoncentrowania się na realizacji zasadniczych celów, co bezpośrednio wpływa na szybszy rozwój przedsiębiorstwa. Dzięki korzystaniu z usługi outsourcingu, firmy mają dostęp do wiedzy eksperckiej osób zatrudnianych przez dostawcę i do nowoczesnych technologii, których zleceniodawca nie musi kupować i utrzymywać we własnym zakresie. Istotną zaletą jest także stały dostęp do specjalistów, których zatrudnia i obsługuje dostawca outsourcingu. Firma zlecająca outsourcing nie musi martwić się o rotację, urlopy czy zwolnienia osób zatrudnianych przez dostawcę tak jak jest to w przypadku pracowników, których zatrudnia bezpośrednio, na etacie.

Outsourcing, którego istotą jest oddanie pewnych procesów i funkcji na zewnątrz, budzi pewne wątpliwości. Z jednej strony firmy obawiają się, że źle zaplanowana i wdrożona usługa może wprowadzić zamieszanie do organizacji, wzbudzić niepokój u pracowników, że utracą kontrolę nad własnym biznesem. Z drugiej strony niepokoi ich, że outsourcing obniży dotychczasową jakość świadczonych usług. Obawy te można zniwelować, dokonując świadomego wyboru dostawcy usługi.

 

Jak wybrać dostawcę?

Dostawca usługi outsourcingu musi być wsparciem dla firmy podczas całego procesu wdrożenia oraz późniejszej realizacji. Dobra i otwarta komunikacja pomiędzy stronami jest kluczowa do poprawnego określenia celu przedsięwzięcia, planowanych KPI oraz SLA, a następnie przeprowadzenia szczegółowej analizy wdrożenia procesu.

Bardzo istotna jest także dobrze skonstruowana umowa pomiędzy zleceniodawcą a partnerem zewnętrznym. Powinny się w niej znaleźć założenia z analizy, szczegółowy zakres świadczonych usług, informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych. Ponadto zleceniodawca powinien zawrzeć w umowie punkty, w których zabezpiecza swoje interesy w sytuacji niewywiązania się dostawcy z warunków umowy. Doświadczenie pokazuje, że przy wyborze odpowiedniego partnera biznesowego nie można kierować się wyłącznie ceną. Warto wziąć też pod uwagę referencje klientów, doświadczenie firmy oraz opinie na jej temat na rynku.

Po wyborze odpowiedniego dostawcy, firma powinna na bieżąco śledzić warunki oferowane przez konkurencję. Korzystanie z usług jednej firmy, bez świadomości jaką cenę oferuje konkurencja, może z czasem doprowadzić do obniżenia jakości realizacji umowy oraz gorszych warunków finansowych.

 

Outsourcing tylko dla dużych?

Mitem jest, że outsourcing jest dobrym rozwiązaniem tylko dla dużych przedsiębiorstw. Coraz częściej z tej usługi korzystają małe i średnie firmy. Dobrym tego przykładem jest outsourcowanie obsługi księgowo-finansowej czy usług rekrutacyjnych. W mniejszych organizacjach obowiązek zrekrutowania pracownika zazwyczaj spada na menedżera, który powinien realizować inne działania, bezpośrednio przekładające się na zysk firmy. W tej sytuacji, warto rozważyć powierzenie rekrutacji wyspecjalizowanemu partnerowi, który ma doświadczonych rekruterów, skuteczne narzędzia i dociera do kandydatów zróżnicowanymi kanałami.

Dla Gazety Finansowej: Anna Kurczewska-Formela, Dyrektor Działu Rekrutacji, LeasingTeam Professional