Wprowadzenie Dyrektywy o ochronie praw sygnalistów i bieżąca sytuacja rynkowa wpłynęły w znacznym stopniu na rozpowszechnienie zawodu Compliance Officera.

Do tej pory było to stanowisko kojarzone głównie z sektorem bankowym, ponieważ instytucje finansowe były zobowiązane przez wymogi regulacyjne i akty prawne do zatrudniania specjalistów głównie z obszaru przeciwdziałania praniu pieniędzy. W takiej sytuacji nasuwa się pytanie, jaką rolę odgrywać ma taka osoba w firmach z innej branży, o odmiennej specyfice pracy. Przede wszystkim ma nadzorować zachowanie zgodności z przepisami obowiązującego prawa, ale również tego niepisanego, które charakteryzuje konkretną branżę. To co należy zapamiętać, to fakt, że tak naprawdę każda jednostka w firmie może być potencjalnym sygnalistą i zatrudnienie wyspecjalizowanego  pracownika nie zwalnia go z obowiązku zgłaszania zaobserwowanych nieprawidłowości. Natomiast compliance oficer ma za zadanie skupić się na przestrzeganiu reguł oraz wewnętrznych zasad etyki przez zarząd, pracowników niższego szczebla oraz kontrahentów firmy. Aby przejść do kolejnych zagadnień z tego obszaru należy zwrócić uwagę na fakt, że wprowadzenie systemu compliance nie ma na celu utrudnienia działań firmy, a uniknięcie strat. W wielu przypadkach może również przynieść korzyści dla firmy, zarówno w aspekcie moralnym jak i finansowym.

 

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego upowszechnia system compliance

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego rozpoczęła również wdrażanie systemu compliance w samorządach terytorialnych, które dotychczas nie miały odgórnie narzuconego obowiązku. Były zobowiązane jedynie do zarządzania ryzykiem, które teoretycznie wchodzi w obszar zainteresowań compliance, jednak występowała w tym zakresie zbyt duża swoboda. Jak więc zacząć proces wdrażania systemu? Przede wszystkim pracownicy muszą otrzymać odgórne wzorce. Jeśli osoba na stanowisku wójta/burmistrza lekceważy kulturę compliance uniemożliwia to implementację jej w strukturę działań jednostki. Osoby zajmujące stanowiska najwyższego szczebla powinny swoim postępowaniem prezentować wysokie zaangażowanie i negować każde niezgodne z procedurami zachowanie. Każdy pracownik powinien czuć się bezpiecznie w roli potencjalnego sygnalisty, aby bez zastanowienia zgłaszać zaobserwowane nieprawidłowości.  Biorąc pod uwagę, że to kadra zarządzająca wdraża procedury przygotowujące do zatrudnienia specjalisty, należy zwrócić uwagę, aby osoba uzyskała wystarczająco wysoką pozycję w hierarchii organizacji i od początku spotkała się z szacunkiem ze strony pozostałych pracowników. Na kolejnych etapach należy udzielić Compliance officer’owi dostępu do wszystkich danych i swoim poparciem umożliwić pełną swobodę działania. Tylko pełny dostęp do informacji oraz znajomość słabych i mocnych stron organizacji umożliwi efektywne funkcjonowanie. Należy jednak pamiętać, że samo karanie pracowników nie przyniesie pożądanego skutku, jeśli kadra zarządzająca będzie lekceważyć przepisy i zasady etyki. Każde odstępstwo od właściwego postępowania lub zbyt małe poparcie dla systemu compliance będzie powodowało zanik pożądanych zachowań i wzrost ignorancji wśród pracowników.

 

Kto może zostać compliance oficerem?

Przechodząc do kwestii dostępności rynkowej specjalistów z tego obszaru, musimy pamiętać, że największa liczba potencjalnych pracowników będzie wywodziła się z instytucji finansowych, które od wielu lat pracują w takim systemie. Są to ludzie wyspecjalizowani głównie w obszarze prania pieniędzy, zajmujący się na co dzień analizą zachowań i transakcji klientów. Natomiast pracownikami, którzy mogą płynnie wdrożyć się w strukturę firmy i wnieść do niej na wstępie wartość dodatnią są absolwenci studiów prawniczych, kontroli wewnętrznej oraz audytu. Jednak pytanie brzmi czy sama znajomość przepisów jest w stanie zastąpić branżową wiedzę popartą wieloletnim doświadczeniem.

 

To pytanie przenosi nas do kolejnej kwestii jaką są wymagane od pracownika kompetencje. Aby osoba mogła wdrożyć działania z obszaru compliance musi dokładnie znać specyfikę branży i funkcjonowania firmy. Bez podstawowej znajomości tych zagadnień uzyskanie dostępu do wszystkich poufnych informacji będzie bezużyteczne. Kolejnym etapem jest poznanie przepisów prawa, które regulują działanie instytucji oraz przepisów wewnętrznych, wedle których funkcjonuje. Dodatkowym atutem będzie szczegółowa analiza klientów firmy oraz świadczonych przez nią usług. Posiadając tę wiedzę, wróćmy do pytania, kto z punktu widzenia firmy powinien pełnić funkcję compliance oficera: pracownik czy osoba oddelegowana? Wedle doniesień rynkowych zdecydowanie większą wartość wniesie pracownik wewnętrzny, który zna od podstaw działania spółki. W tym miejscu można rozważyć kilka typów potencjalnych kandydatów. Z jednej strony można przekierować działania compliance na wewnętrznych prawników, którzy znają zarówno przepisy prawa, jak i częściowo specyfikę branży. Z drugiej strony może być to pracownik firmy poddany szkoleniom, które przygotują go do pełnienia funkcji. Natomiast najbardziej efektywnym z mojego punktu widzenia rozwiązaniem jest przygotowywanie pracownika do pełnienia funkcji compliance officera pod nadzorem oddelegowanego specjalisty. Działanie przez taki rodzaj współpracy może przynieść firmie najwięcej korzyści, jednak wiąże się z dodatkowym nakładem finansowym. Z dotychczasowych doniesień wiadomo również, że pracownicy zatrudnieni przez outsourcing nie sprawdzali się w tej roli. Napotykali zbyt wiele trudności związanych z brakiem wiedzy branżowej, a ich wdrożenie zajmowało zbyt wiele czasu.

 

Rekrutacja wewnętrzna czy outsourcing?

A jak to wygląda z punktu widzenia wyżej wspomnianych samorządów terytorialnych? W przypadku zatrudnienia pracownika wewnętrznego znajdujemy duże ułatwienie w postaci posiadanej wiedzy z obszaru funkcjonowania samorządu. Taka osoba na co dzień mierzy się z obowiązującymi procedurami, zna modele działania i specyfikę pracy jednostki. Na wstępie zna panującą hierarchię i jest członkiem większego zespołu. Znajomość powiązań pracowników również może mieć duży wpływ na działanie systemu compliance. Dodatkowo zna lokalną społeczność, jej kulturę i zwyczaje, a to właśnie dla interesu tych ludzi działają samorządy terytorialne. Problemem z punktu widzenia kierownictwa może być ewentualna zmiana miejsca w hierarchii takiego pracownika oraz konieczność udzielenia mu dostępu do wcześniej nieudostępnianych danych. Kadra zarządzająca może poczuć się zagrożona i czuć większą swobodę w przypadku zatrudnienia outsourcingowego pracownika. Innymi zaletami takiego rozwiązania mogą być potencjalnie niższe koszty, brak konieczności finansowania szkoleń oraz gwarancja stałej dostępności usług. Jednak ponownie pojawia się pytanie, czy doświadczenie z innych branż, wielokrotnie nawet zbliżonych, będzie tak wartościowe jak wiedza poparta wieloletnim doświadczeniem w strukturach firmy? Tutaj znów napotykamy możliwość połączenia tych dwóch rozwiązań, które może wykazać się największą efektywnością. Zatrudnienie wewnętrznego pracownika na stanowisko Compliance Officera, który będzie współpracował i podlegał szkoleniu ze strony zewnętrznego specjalisty powinno być dla pracodawców najbardziej interesującą alternatywą. Taki wybór może nam dostarczyć wielu dodatkowych korzyści, jak większy respekt do obcego pracownika, z którym nie do końca mógłby się spotkać ,,kolega z pracy”. W ten sposób łączymy również wyspecjalizowaną wiedzę z zakresu przepisów z najwyższej jakości wiedzą branżową.

 

Jednak nie możemy zapominać o kompetencjach miękkich, które silnie przekształciły obecny rynek pracy. W tym przypadku tego rodzaju umiejętności mogą przemawiać za wyborem osoby bez specjalistycznej znajomości przepisów prawa. Jednak zanim do tego przejdziemy przyjrzyjmy się, za co będzie odpowiedzialny pracownik na stanowisku compliance officera. Uogólniając ma za zadanie wychwycić wszystkie niepożądane zachowania, które wpływają na dysfunkcyjne działanie organizacji. Musi stale identyfikować i nadzorować ryzyka z obszaru compliance. Ma obowiązek zgłaszania zaobserwowanych nieprawidłowości do organów wyższego szczebla. Bierze udział w tworzeniu lub wprowadzaniu zmian do obowiązujących wytycznych oraz procedur, a także pomaga w implementowaniu nowych przepisów prawa. Musi również stale dbać, aby nie dochodziło do konfliktu interesów. Dodatkowo odpowiada za wzbogacanie wiedzy pracowników, przez stałe wsparcie informacyjne i prowadzone szkolenia.

 

Kompetencje miękkie niezbędne na stanowisku compliance officera

Zastanówmy się więc, co powoduje, że pracownik może sprawdzać się w roli compliance officera. Przede wszystkim zdolność analitycznego myślenia, która umożliwia łatwe łączenie kolejno pojawiających się faktów. Taka osoba musi przede wszystkim charakteryzować się nieprzeciętnym, wielopłaszczyznowym i intuicyjnym sposobem myślenia, a także pewnego rodzaju kreatywnością. Dodatkowo powinna posiadać ogólną wiedzę o świecie, która umożliwi mu zaobserwowanie niepożądanych zachowań klientów powiązanych z ich kulturą, panującymi zwyczajami i wyciąganie na tej podstawie odpowiednich wniosków. Powinien łatwo odnajdywać się w pracy zespołowej, bez większych problemów docierać do współpracowników. Ale przede wszystkim cechować się asertywnością i niezależnie od okoliczności potrafić powiedzieć ,,nie”. Należy brać pod uwagę, że osoba na tym stanowisku będzie często spotykać się z naciskiem ze strony przełożonych i współpracowników. Mogą podejmować próby przekonania do przysłowiowego przymknięcia oka i zbagatelizowania odstępstw od obowiązujących przepisów. Dlatego musimy skupić się przede wszystkim na wybraniu fachowca, którego cechuje odpowiednia odporność na takie zachowania i potrafi działać wedle zasad niezależnie od okoliczności. Tylko taka forma zbuduje zaufanie wśród pracowników i otworzy im drogę do zgłaszania zaobserwowanych nieprawidłowości. Osoba na tym stanowisku musi być na tyle przygotowana do pełnienia funkcji, aby dostrzegać przewinięcia osób pełniących wysoko postawione funkcje (np. wójta burmistrza) i bez większego oporu zgłaszać ten fakt do odpowiednich służb. W innych sytuacjach ma być wsparciem informacyjnym i operacyjnym dla przełożonych, dlatego posiadając odpowiedną wiedzę musi elastycznie dopasować się do sytuacji.

 

Mając całkowity zarys profilu pracownika, możemy jasno stwierdzić, że kultury organizacji mogą w najbliższym czasie znacznie zyskać na wprowadzeniu takich rozwiązań. Warto przede wszystkim pamiętać o stałym aktualizowaniu swojej wiedzy i propagowaniu powszechnie akceptowanych zachowań wśród pracowników.